Vom Kunden zum
freigeschalteten Produkt.

Der gesamte Ablauf auf einen Blick

Das Backoffice verwaltet das Geschäftliche: Kunden, Kalkulationen, Preise, Angebote, Verträge und Abrechnung. Die ZBV verwaltet den technischen Zugang: Organisationen, Benutzer und Produktfreigaben.

1. 1VorbereitenZBV-Katalog und Backoffice-Produkt
2. 2KundeStammdaten und ZBV-Tenant-ID
3. 3AngebotKalkulieren, PDF, Annahme
4. 4VertragBeginn und Bedingungen festlegen
5. 5FreigabeEinplanen oder aktivieren, Sync prüfen

Vor dem ersten Kunden

1. Technischen Katalog in der ZBV vorbereiten. Das Produkt, gegebenenfalls sein Paket und die benötigten Module müssen dort bereits existieren und aktiv sein. Notiere ihre technischen Codes.
2. Kaufmännischen Katalog im Backoffice anlegen. Unter Produkte Produkt, Tarif und Module erfassen. Die ZBV-Schlüssel müssen den Codes der ZBV entsprechen.
3. Preise festlegen. Unter Preise & Kosten aktive Preisdefinitionen mit Abrechnungsgröße und Intervall anlegen. Danach passende Preisversionen mit Betrag und Gültigkeitszeitraum ergänzen.
4. Berechtigungen prüfen. Für Produktpflege, Preisbearbeitung, Vertragsbearbeitung und ZBV-Sync werden die jeweiligen Backoffice-Rechte benötigt. Fehlende Menüpunkte können an der Rolle liegen.

Ein Produkt wird nicht automatisch zwischen beiden Katalogen angelegt. Die technischen Schlüssel verbinden die vorhandenen Einträge miteinander. Kunde und Katalog können unabhängig voneinander vorbereitet werden.

Kunden und Ansprechpartner anlegen

Öffne Vertrieb → Kunden und wähle Kunde anlegen. Pflichtfelder sind Kundennummer, Firmenname / juristischer Name und Land (ISO-2) mit Standard DE. Ergänze Firmensitz, Rechnungsadresse und Rechnungs-E-Mail; das Zahlungsziel in Tagen ist mit 14 vorbelegt. Rechtsform, Steuerangaben und Debitorennummer bei Bedarf ergänzen. Bei identischer Adresse Rechnungsadresse entspricht Firmensitz aktivieren.

Nach dem Speichern über Ansprechpartner anlegen Kontakte erfassen und als Hauptkontakt, Rechnungskontakt oder Entscheider markieren.

Suche in der ZBV → Kunden zunächst die bestehende Organisation. Falls sie fehlt, über das Kunden-Onboarding separat anlegen. Die externe Kundennummer sollte der Backoffice-Kundennummer entsprechen. Übernimm die Tenant-GUID der Kundendetailseite in ZBV-Verknüpfung → ZBV Tenant-ID des Backoffice-Kunden. Verwende die technische Mandanten-ID, nicht die Keycloak-Organisations-ID, einen Benutzer, den Slug oder die Kundennummer.

Ein Kunde kann zunächst ohne ZBV Tenant-ID erfasst werden. Vor der technischen Vertragsfreigabe muss die Zuordnung vollständig und der ZBV-Mandant aktiv sein. Die Verknüpfung spiegelt die Kundenstammdaten nicht automatisch zwischen beiden Programmen.

Produkte, Tarife, Module und Preise

Unter Produkte → Produkt anlegen sind Produktcode und Name erforderlich. Produkttyp prüfen und Produkt aktivieren. Nach dem Speichern das Produkt Öffnen, dann Modul anlegen beziehungsweise Tarif anlegen wählen. Beide benötigen jeweils Code und Name. Im Tarif die enthaltenen Module markieren.

Der ZBV-Produktschlüssel, der ZBV-Tarifschlüssel und die ZBV-Modulschlüssel sind technische Codes aus der ZBV, keine Anzeigenamen oder GUIDs. Der Tarifschlüssel entspricht dem Paketcode; ohne Tarifzuordnung ist eine individuelle technische Freigabe möglich.

Unter Preise & Kosten zuerst eine Preisdefinition anlegen: Produkt, Preisziel mit passendem Tarif oder Modul, Preiscode, Bezeichnung, Preismodell, Abrechnungsgröße, Intervall und Währung festlegen. Danach in der gespeicherten Definition Neue Preisversion wählen und Gültig ab, optional Gültig bis sowie Grund-/Einheitspreis erfassen. Bei Staffelpreisen die Preisstaffeln ergänzen. Ohne passende Preisversion ist die Definition nicht kalkulierbar; Gültigkeitszeiträume dürfen sich nicht überschneiden.

Beispiel: Einrichtung mit Flat / FlatRate / OneTime, monatliche Grundgebühr mit Flat / FlatRate / Monthly, Benutzerplätze mit PerUnit / User / Monthly. Interne Kosten dienen der Kalkulation und werden nicht an die ZBV übertragen.

Vor der Vertragsanlage prüfen: Die technischen Katalogschlüssel werden im Vertrag festgehalten. Eine spätere Korrektur am Produkt oder Tarif repariert einen bestehenden Vertrag nicht automatisch. Neue Katalogpreise ändern vorhandene Angebote und Verträge ebenfalls nicht automatisch.

Von der Kalkulation zum angenommenen Angebot

1. Kalkulation anlegen. Unter Kalkulationen Bezeichnung, Verkäufer, Kunde, Produkt, optional Tarif und Module sowie den Preis-/Kalkulationsstichtag wählen. Eine Verkaufschance ist optional. Für ein Angebot muss die Kalkulation einem Kunden zugeordnet sein.
2. Szenario öffnen und berechnen. Vertragslaufzeit in Monaten, Kalkulationsrabatt und Mengen eintragen. Erst Szenario speichern, dann Jetzt berechnen. Ergebnis und bei entsprechender Berechtigung Kosten und Marge prüfen. Das Finalisieren der Kalkulation ist optional.
3. Angebot vorbereiten → wählen. Unter Angebote das berechnete Szenario, Angebotsdatum, Gültigkeit und Texte prüfen und Angebot erstellen.
4. Aktuelle Version öffnen und Positionen sowie PDF kontrollieren. Als versendet markieren archiviert das offizielle PDF und sperrt die Version. Ein Vorschau-PDF allein reicht für die spätere Vertragsanlage nicht aus.
5. Annahme dokumentieren. Nach tatsächlicher Kundenzusage Angenommen wählen. Für erforderliche Anpassungen vor der Annahme eine Neue Version erstellen.

„Als versendet markieren“ dokumentiert den Versand und erzeugt das offizielle Dokument. Der Button verschickt selbst keine E-Mail; das PDF dem Kunden tatsächlich zustellen.

Vertrag und Laufzeiten festlegen

Im angenommenen Angebot Vertrag vorbereiten → wählen oder unter Kundenverträge das angenommene Angebot ohne bestehenden Vertrag öffnen. Je Angebotsversion wird ein Vertrag erstellt.

In Vertrag anlegen Vertragsdatum und Vertragsbeginn festlegen. Die Mindestlaufzeit (Monate) ist aus dem Angebot vorbelegt und erlaubt 1 bis 120 Monate. Ergänze Kündigungsfrist (Monate) von 0 bis 36, Verlängerung (Monate) von 1 bis 120, Automatische Verlängerung und Standard-Abrechnung. Zahlungsziel Tage kann leer bleiben, dann gilt das Zahlungsziel des Kunden. Bei optionalen Angebotspositionen nur die vereinbarten Leistungen übernehmen. Vertrag erstellen legt einen Entwurf mit automatisch erzeugter Vertragsnummer an.

Beispiel: Beginn 01.11.2026 und 12 Monate Mindestlaufzeit ergeben ein erstes Laufzeitende am 31.10.2027. Die Standard-Abrechnung im Vertragskopf ändert die aus dem Angebot übernommenen Intervalle einzelner Vertragspositionen nicht. Vertragsgrunddaten lassen sich direkt nur im Entwurf bearbeiten.

Öffne anschließend im Vertrag ZBV & Lizenzbereitstellung → Synchronisation öffnen. Kontrolliere den tatsächlichen Erfolg der Übertragung. Ein aktiver Vertragsstatus allein bestätigt keine technische Freigabe.

ZBV-Sync und Benutzerfreigabe kontrollieren

Im Vertrag unter ZBV & Lizenzbereitstellung oder unter Administration → ZBV-Sync siehst du Gewünschter Status, Zuletzt bestätigt, Letzter Sync und die Übertragungsjobs. Die Verbindung überträgt Mandanten-ID, Vertragszuordnung, Produkt-, Paket- und Modulcodes, Mengen, Status und Wirksamkeit. Preise, Rechnungen und Zahlungen bleiben im Backoffice.

1. Zuordnung prüfen: Kunde mit richtiger Tenant-GUID, Produkt mit Produktcode, gegebenenfalls Tarif mit Paketcode, jedes ausgewählte Modul mit Modulcode.
2. Bestehende Freigabe bewusst übernehmen: Falls die ZBV bereits ein manuelles Abo für dasselbe Produkt und denselben Mandanten hat, unter Vorhandene ZBV-Freigabe zuordnen (optional) dessen Abo-GUID eintragen und Diese vorhandene Freigabe künftig aus diesem Vertrag verwalten bestätigen. Ohne Übernahme meldet der Sync einen Konflikt.
3. Job prüfen: Einplanen, Aktivieren und Aussetzen erzeugen Übertragungsjobs. Sync einplanen fordert den aktuellen Stand manuell an; auf der Jobseite kann ein ausstehender Job über Jetzt verarbeiten verarbeitet werden. Bei aktivierter Sync-Automation geschieht dies automatisch.
4. Benutzer in der ZBV zuweisen: Im Kundenportal → Benutzer Personen einladen oder Mitglieder öffnen. Unter Produktzugriffe das freigegebene Produkt und passende Rollen zuweisen. Einladungen werden erst nach Annahme wirksam. Mitgliedschaft, Mandant und Benutzer müssen aktiv sein.

Jobstatus lesen: Pending = eingeplant, Succeeded = bestätigt, RetryScheduled = Wiederholung vorgesehen, Failed = fehlgeschlagen, Blocked = fehlende Voraussetzungen. Prüfe den neuesten Job; ein früherer erfolgreicher Sync bestätigt keinen späteren Änderungsstand. Identische Anfragen erzeugen keinen doppelten Job.

Welche Menge wird zu einem Benutzerlimit?

Die ZBV unterstützt derzeit die Lizenzmodelle Pro Organisation und Benannte Benutzer. Bei benannten Benutzern bestimmt eine eindeutige positive ganzzahlige Menge mit der Abrechnungsgröße User das Benutzerlimit; fehlt sie, gilt der Paketstandard. Mehrere unterschiedliche User-Mengen werden abgewiesen. Mitarbeiter, Patienten, Speicher und andere kaufmännische Einheiten sind keine Benutzerplätze. Bei Pro Organisation gibt es kein Benutzerplatzlimit; Mitgliedschaft und passende Berechtigungen bleiben erforderlich.

Ein Vertrag über 20 Benutzer schafft 20 Plätze und weist diese nicht automatisch Personen zu. Gemeinsames SSO ersetzt weder die Vertragsfreigabe noch die persönliche Produktberechtigung.

Änderungen, Sperrung und Kündigung

Nach dem Vertragsentwurf unter Vertragsänderungen → Änderung anlegen einen neuen vollständigen Zielstand erfassen: Änderungsart, Wirksam ab, Grund und die geänderten Bedingungen, Mengen, Preise, Tarif und Module prüfen. Freigeben wendet eine bereits fällige Änderung sofort an. Eine künftige Änderung wird am Wirksamkeitstag über Jetzt wirksam setzen oder die aktivierte Automation angewendet. Anschließend den neuen technischen Stand im ZBV-Sync kontrollieren.

Bei einem aktiven Vertrag unter Freigabe & Statusaktionen Aussetzen und später Reaktivieren wählen. Beide Aktionen fordern den technischen Abgleich an.

Für ein reguläres Ende Kündigung erfassen beziehungsweise den Bereich Kündigungen nutzen. Der Ablauf berücksichtigt Fristen, bestätigten Endtermin und Schlussabrechnung; die technische Deaktivierung ist ab dem Folgetag des bestätigten Endes vorgesehen. Eine erfasste Kündigung ist noch keine sofortige Sperrung. Die Mindestlaufzeit beendet bei automatischer Verlängerung weder Vertrag noch ZBV-Freigabe von selbst.

Nach jeder relevanten Änderung die Sync-Ansicht kontrollieren. Bei einem fehlgeschlagenen oder blockierten Job zuerst die Fehlermeldung und die Zuordnungen prüfen. Ein Wiederholungsversuch hilft bei einer vorübergehend nicht erreichbaren ZBV, ersetzt aber keine fehlende Tenant-ID oder einen falschen Produktcode.

Finanzen, eigene Kosten und Dokumente

Ein eigener Anbietervertrag ist kein Kundenvertrag und erzeugt keine ZBV-Kundenfreigabe. Eine Ausgabe ist zunächst ein erfasster Geschäftsvorgang; sie löst keine Bankzahlung aus.

Interne Backoffice-Zugänge werden unter Mitarbeiter mit zentralem ZBV-Benutzerbezug, aktivem Mitarbeiter, freigeschaltetem Backoffice-Login und passenden Rollen & Rechte eingerichtet. Diese Mitarbeiter sind getrennt von Kundenansprechpartnern und den Benutzern eines Kundenprodukts.

Automationen haben eigene Schalter: Vertragsstart, Vertragsänderung, Sync, Abrechnung, Mahnwesen und Vertragsabschluss nicht gleichsetzen. Vor echten Rechnungsläufen die jeweils aktive Automatisierung und ihre fachliche Konfiguration prüfen.

Was wurde geprüft?

Die technische Verbindung und der vollständige kaufmännische Ablauf werden getrennt geprüft. Synthetische Testkunden werden in isolierten Testdatenbanken verwendet. Am 30.10.2026 bestanden alle 30 lokalen Backoffice-Prüfungen, 28 fachliche Prüfungen über echte HTTPS-Eingabeformulare sowie 19 Tests des vorhandenen ZBV-Empfänger-Testbuilds.

Für eigene Versuche ist dev.backoffice.linfinity-it.de vorgesehen: eine separate Backoffice-Instanz mit Testdatenbank. Dort sind Automationen und die Verbindung zur produktiven ZBV ausgeschaltet. Für die öffentliche Dev-Adresse fehlt noch der DNS-Eintrag. Der produktive Zugang bleibt backoffice.linfinity-it.de.

Häufige Fragen